Πώς να ανακαλέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο MS Outlook για Windows;

Η γνώση του τρόπου ανάκλησης ενός email στο Microsoft Outlook είναι ζωτικής σημασίας εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο. Δεν θέλετε ποτέ να στείλετε ένα email γεμάτο ενοχλητικά λάθη, ειδικά στους ηλικιωμένους σας. Αυτό μπορεί να σας κάνει να φαίνετε ανίκανοι, και ακόμη και να κάνετε τον διευθυντή σας ερώτημα γιατί σας προσέλαβε.

Ακόμη και οι ηλικιωμένοι δεν θα ήθελαν ποτέ να καταστρέψουν τη φήμη τους πατώντας ακούσια 'Αποστολή' ή 'Απάντηση σε όλους' σε λάθος μήνυμα. Η υπομονή της γελοίας και της ντροπής είναι κάτι που κανείς δεν θέλει να περάσει ποτέ.

Ευτυχώς, πολλοί πελάτες email / υπηρεσίες email παρέχουν τη δυνατότητα ανάκλησης email. Ναι, ακόμα και μετά την αποστολή του email.

Το MS Outlook για Windows είναι ένας τέτοιος πελάτης email με αυτήν την πολύτιμη δυνατότητα. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία για να σώσετε τόσο το πρόσωπο όσο και τη δουλειά σας.

Οδηγός βήμα προς βήμα για ανάκληση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Η ανάκληση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook είναι αρκετά απλή.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα και θα δείτε πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook :

1. Αναζητήστε το μήνυμα που θέλετε να ανακαλέσετε ανοίγοντας το φάκελο Απεσταλμένα. Όντας ένα email που στάλθηκε πρόσφατα, βρίσκεται στην κορυφή της λίστας.
2. Κάντε διπλό κλικ στο email και θα ανοίξει.
3. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα Μήνυμα (ελέγξτε την κορυφή του παραθύρου σας).
4. Τώρα εντοπίστε το αναπτυσσόμενο μενού με την ένδειξη 'Ενέργειες'. Θα το βρείτε δίπλα στις επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, 'Κανόνες' και 'Μετακίνηση' στη γραμμή εργασιών σας.
5. Τώρα, για να ανακαλέσετε το μήνυμα, κάντε κλικ στο Ενέργειες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Ανάκληση αυτού του μηνύματος.

Λάβετε υπόψη ότι αυτές οι επιλογές είναι διαθέσιμες μόνο εάν έχετε λογαριασμό Exchange. Σε ορισμένους οργανισμούς, οι επιλογές ενδέχεται να αποκλειστούν από τους διαχειριστές σας.

Για να ολοκληρώσετε τη λειτουργία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Θα λάβετε ένα παράθυρο ανάκλησης.
2. Εδώ, θα λάβετε δύο επιλογές: διαγραφή μη αναγνωσμένων αντιγράφων του email σας ή αντικατάστασή του με ένα πιο κατάλληλο μήνυμα.
3. Η λειτουργικότητα παρέχει μια επιλογή που αναφέρει επιτυχημένη ή αποτυχημένη ανάκληση του email για μεμονωμένους παραλήπτες. Επιλέξτε τις προτιμήσεις σας πριν κάνετε κλικ στο OK.

Εάν η επιλογή σας ήταν να διαγράψετε το μήνυμα, η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί και έχετε σώσει με επιτυχία από μια δυνητικά ενοχλητική κατάσταση.

Εάν η επιλογή σας ήταν να αντικαταστήσετε το μήνυμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Αφού ορίσετε την επιλογή αντικατάστασης μηνύματος, θα λάβετε μια νέα οθόνη για να συνθέσετε το νέο σας μήνυμα.
2. Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε 'Αποστολή' και η διαδικασία ανάκλησης θα ξεκινήσει.

Λάβετε υπόψη ότι το παλιό σας email δεν εξαφανίζεται μόνο με την αποστολή του μηνύματος ανάκλησης.

Λοιπόν, τι πρέπει να γίνει για να εξαφανιστεί το παλιό μήνυμα; Λοιπόν, οι παραλήπτες θα πρέπει να ανοίξουν πρώτα το μήνυμα ανάκλησής σας πριν ανοίξουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να βλέπουν. Μόνο τότε θα εξαφανιστεί το λάθος email. Αυτό συμβαίνει όταν θυμάστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνοντας ένα μήνυμα αντικατάστασης.

Ένα καλό μικρό τέχνασμα για να κάνετε τους παραλήπτες να ανοίξουν το μήνυμα ανάκλησης πρώτα είναι ο τίτλος του μηνύματος ανάκλησης 'ΕΠΕΙΓΟΥΜΕΝΟΣ'. Αυτό πρέπει να παρακινήσει τους παραλήπτες να το ανοίξουν το συντομότερο δυνατό.

Γιατί η ανάκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν λειτουργεί πάντα

Δυστυχώς, η διαδικασία ανάκλησης email ενδέχεται να μην λειτουργεί σωστά.

Λαμβάνοντας υπόψη τις εξαιρετικά γρήγορες ταχύτητες Διαδικτύου που έχουμε αυτήν τη στιγμή, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στάλθηκε κατά λάθος θα μεταφερθεί στα εισερχόμενα κάποιου εντός δευτερολέπτων. Εάν ο παραλήπτης κάθεται στο γραφείο του με τον πελάτη email ανοιχτό, πιθανότατα θα το δει και θα το ανοίξει πιο γρήγορα από ό, τι μπορείτε να το θυμηθείτε.

Και αυτό δεν είναι το μόνο πρόβλημα

Πολλοί άλλοι παράγοντες μπορούν να περιπλέξουν τα πράγματα, όπως:

• Δεν είναι δυνατή η ανάκληση οποιουδήποτε ανοίγματος email. Ωστόσο, ο παραλήπτης θα λάβει το email ανάκλησης, ενημερώνοντάς τον ότι δεν σκοπεύατε να στείλετε λάθος email.
• Ο παραλήπτης μπορεί να έχει συγκεκριμένα φίλτρα που ανακατευθύνουν τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλους φακέλους εκτός από το φάκελο εισερχομένων. Αυτό καθιστά αδύνατη την ανάκληση, καθώς λειτουργεί μόνο εάν το email βρίσκεται στα εισερχόμενα του παραλήπτη.
• Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε δημόσιους φακέλους έχουν μεγαλύτερο κίνδυνο να τα βλέπουν όλοι και έχουν λιγότερες πιθανότητες ανάκλησης. Δεν χρειάζεται όλοι να δουν το email για να είναι αδύνατο να το ανακαλέσουν. Μόνο ένας παραλήπτης που το επισημαίνει ως αναγνωσμένο θα καθιστά αδύνατη την ανάκληση.
• Αυτή η δυνατότητα ανάκλησης του Outlook δεν θα λειτουργεί σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε άλλους πελάτες email, όπως το Gmail. Λειτουργεί μόνο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στο Outlook. Επομένως, ίσως θέλετε να περιορίσετε την επικοινωνία εντός του Outlook ώστε να είναι ασφαλής.
• Η λειτουργικότητα θα είναι προβληματική όταν αντιμετωπίζετε διαφορετικές εκδόσεις του Outlook. Αυτό συμβαίνει εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε κινητές συσκευές με τις ρυθμίσεις του Exchange ActiveSync. Και γίνεται ακόμη χειρότερο αν το κινητό σας τηλέφωνο είναι εκτός σύνδεσης.
• Εάν ο υπολογιστής σας έχει προβλήματα απόδοσης, θα είναι αργός. Ο υπολογιστής σας ενδέχεται να μην ανταποκρίνεται για λίγο, καθιστώντας δύσκολη την ανάκληση ενός email γρήγορα. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να συντονίσετε τον υπολογιστή σας για κορυφαία απόδοση, χρησιμοποιώντας ένα χρήσιμο εργαλείο όπως το BoostSpeed.

Λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις προκλήσεις, το πολύτιμο χαρακτηριστικό δεν φαίνεται τόσο ευεργετικό.

Τι γίνεται αν η ανάκληση μέσω email δεν λειτουργεί; Υπάρχει κάτι άλλο που θα βοηθήσει;

Σίγουρα έχετε μια ακόμη επιλογή: γράψτε μια ειλικρινή συγγνώμη. Οι άνθρωποι από την άλλη πλευρά είναι πιο πιθανό να καταλάβουν την κατάσταση σας και να μην προσβληθούν.

Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να λάβετε προληπτικά μέτρα για να αποφύγετε ένα τέτοιο σενάριο στο μέλλον.

Η καλύτερη προφύλαξη είναι να ελέγξετε ξανά τα email μας πριν τα στείλετε. Ποτέ μην βιάζεστε να στέλνετε ακόμη και επείγοντα μηνύματα. Διαβάστε τα δύο ή τρεις φορές.

Και αν αισθάνεστε ότι χρειάζεστε ένα ακόμη πιο απόλυτο προληπτικό μέτρο, μπορείτε να ρυθμίσετε τα email σας να καθυστερούν κατά την αποστολή. Για να εφαρμόσετε αυτές τις ρυθμίσεις, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μεταβείτε στο Αρχείο.
2. Επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
3. Επιλέξτε νέο κανόνα.
4. Παραλείψτε τις συνθήκες και ξεκινήστε από το Blank Rule. Αυτό διασφαλίζει ότι καλύπτετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
5. Τώρα, επιλέξτε Αναβολή παράδοσης κατά έναν αριθμό λεπτών.

Εάν τα μηνύματά σας καθυστερήσουν για λίγα λεπτά, θα έχετε αρκετό χρόνο για να επανεξετάσετε την αποστολή τους. Και πιθανότατα θα σας δώσει αρκετό χρόνο για να ανακαλέσετε αυτά που στείλατε.

Τώρα ξέρετε πώς να ανακαλέσετε τα email σας και τι να κάνετε για να αποφύγετε την κατάσταση στο μέλλον.